Responde no WhatsApp com o que a empresa autorizou (endereço, preparo do primeiro atendimento) e oferece os horários que a sua equipe liberou para a marcação.
Etapa 2 · Atender e acompanhar
Atendimento no WhatsApp e acompanhamento de pacientes ou de clientes
Mensagem que chega à noite e só é respondida no dia seguinte; quem pediu o valor recebe e some, e ninguém volta a falar com ele. O Departamento Invisível de Atendimento começa por aí: responde, oferece os horários que a sua equipe liberou e passa a marcação para ela confirmar. À noite, responde e oferece os horários do mesmo jeito, e a sua equipe confirma no próximo horário de atendimento.
O que ele faz, o que pergunta e o que espera
O que foge do roteiro vai para a sua equipe responder.
Confirmação da marcação, orçamento, desconto, encaixe na agenda e qualquer resposta técnica esperam a sua equipe aprovar pelo celular.
Atendimento e acompanhamento
O acompanhamento de cada paciente ou cliente, do primeiro contato ao retorno, já vem incluído no atendimento: cada conversa vira um paciente ou cliente com etapa, você vê onde cada um parou e quem precisa de retorno, e o retorno só sai com a aprovação da sua equipe. Com mais de uma unidade, o funil aparece por unidade.
Departamento Invisível de Atendimento e Acompanhamento de Pacientes
Faz o que sabe. Pergunta o que não sabe. Espera você decidir.
O WhatsApp da sua clínica responde a quem escreve, oferece os horários de avaliação que a equipe liberou e passa a marcação para ela confirmar. Pergunta clínica vai para a equipe, que decide pelo celular.
Nenhum paciente fica sem resposta
Paciente que escreve às 21h recebe resposta, e o pedido de marcação chega para a sua equipe confirmar no próximo horário de atendimento. Queixa depois de um procedimento vai como urgente, direto para o médico que a clínica indicar. Nós instalamos, operamos e ajustamos. Sua equipe fica só com o que é dela. Mudou algo na clínica? A gente ajusta.
Se isto acontece na sua clínica
- A mensagem que chega às 21h só é respondida no dia seguinte — e, até lá, o paciente pode ter procurado outra clínica.
- O paciente pede o valor, recebe e some, e ninguém volta a falar com ele.
- A recepção se divide entre o telefone, o balcão e três conversas abertas.
Na clínica
| Na clínica | O que o Departamento Invisível faz |
|---|---|
| Faz o que sabe | endereço das unidades, preparo da avaliação, como funciona a marcação, oferta dos horários de avaliação que a equipe liberou |
| Pergunta o que não sabe | dose, contraindicação, “vou ficar com resultado?” → vai para a equipe responder |
| Espera você decidir | confirmação da marcação, orçamento, desconto, encaixe na agenda, resposta clínica: a equipe aprova pelo celular |
Orçamentos que não ficam esquecidos
- pediu informação
- avaliação marcada
- orçamento enviado
- procedimento marcado
O departamento atualiza a etapa de cada paciente pela própria conversa — quando ele diz o que procura e quando a equipe confirma a avaliação — e prepara o retorno do orçamento que ficou parado. Ninguém esquece um retorno. Sua equipe só decide: revisa e envia o retorno, no máximo dois por orçamento, e marca procedimento ou perdido. Você vê onde cada paciente está.
Um paciente pode ter mais de um interesse em aberto, cada um na sua etapa, e com mais de uma unidade o funil aparece por unidade. Quem pede para parar não recebe outro retorno. Ficha, diagnóstico e fotos não viram campo do acompanhamento de pacientes.
Pacientes que voltam no tempo certo
Configurado na instalação para a sua clínica
A conta parte do intervalo que a sua clínica define, por escrito, para a manutenção de cada procedimento; o departamento só faz a conta. Quando chega a data, ele prepara uma mensagem informativa, sem preço, promoção nem urgência, só para quem autorizou o contato e no máximo duas por ciclo. Nada sai sem a aprovação da sua equipe.
Cada mensagem traz uma saída clara, e quem pede para parar não recebe outra. Sem resposta depois da segunda, o ciclo termina e a próxima ação é da sua equipe; se a pessoa marcar, o ciclo recomeça. O intervalo vem da clínica, nunca de nós: o departamento não indica quando alguém deve fazer um procedimento.
Seu atendimento lembra de cada paciente — e te conta antes de você atender.
Configurado na instalação para a sua clínica
Quando a conversa passa para a sua equipe, chega junto um cartão: quem é a pessoa, os procedimentos que a clínica registrou, o que ela perguntou e o que já disse, com a frase dela e o link. Interesse deduzido vem marcado como dedução, e a equipe corrige ou apaga. O cartão serve para atender melhor, não para pressionar.
Ele mostra também em que etapa a pessoa está, quem decide (só quando ela mesma disse) e o que ainda não se sabe, para a equipe perguntar. Cada linha diz de onde veio. Procedimento feito só entra pelo registro da clínica.
Na clínica, o Diagnóstico começa olhando o atendimento e aprofunda o processo que mais dói, seja ele qual for.
O que ele não faz
- Não marca nem confirma horário sozinho: oferece horários e a sua equipe confirma.
- Não responde pergunta clínica nem técnica: ela vai para a sua equipe.
- Não fecha orçamento nem dá desconto sem a sua equipe aprovar.
- Não promete resultado.
Um exemplo por público
O WhatsApp da sua clínica responde a quem escreve, oferece os horários de avaliação que a equipe liberou e passa a marcação para ela confirmar. Pergunta clínica vai para a equipe, que decide pelo celular.
Um escritório que responde a quem chega pelo WhatsApp, oferece horários para a primeira conversa e passa ao advogado ou ao contador a confirmação e toda pergunta sobre o caso. Dentro das regras da sua profissão: na advocacia, o Provimento 205/2021 da OAB admite o chatbot que facilita o contato sem tirar do advogado a decisão (Anexo Único). O acompanhamento de cada cliente já vem incluído.
Uma empresa de serviços que oferece horários para a equipe confirmar, responde às dúvidas de sempre e mostra quem pediu orçamento e não voltou. O acompanhamento de cada cliente já vem incluído.
A solução funcionando
Como começa
Pelo Diagnóstico de 5 dias. Ele olha por alto o ciclo da sua empresa, do ser encontrado ao operar, e aprofunda o processo que dói mais; a instalação vem depois, se você contratar. Dá para começar por esta etapa ou por qualquer outra, um processo de cada vez.
1 processo · 5 dias úteis · R$ 497, abatido da instalação contratada em até 30 dias depois da entrega do Termo
Perguntas
Posso começar só por esta etapa?
Pode. O Diagnóstico olha por alto o ciclo inteiro e aprofunda o processo que dói mais; se você contratar, a instalação começa por ele, e os outros entram depois, um de cada vez.
O acompanhamento de pacientes ou de clientes é contratado à parte?
Não. O acompanhamento de cada paciente ou cliente já vem incluído no atendimento.
Me dá um processo que dói.
1 processo · 5 dias úteis · R$ 497, abatido da instalação contratada em até 30 dias depois da entrega do Termo
Se não houver na sua empresa um processo que passe nas quatro perguntas — tempo, risco, repetição e assinatura — e valha a instalação, dizemos isso por escrito e devolvemos o valor do Diagnóstico.